編碼: 7.5-2-管理

核准:總經理

文件標題:電子類文件管制

生效日期: 2015/09/25

版本: A

上版本: 無

1. 文件編號原則(與7.5-1同)
           
2. 文件製作
   1. 一二階文件
      1. 委由合約廠商根據7.5-3_文件資訊目錄執行網頁管理
      2. 僅能閱讀,不能更改,以維護版本之最新狀況
   2. 三四階文件,
      1. 由文管人員控管帳密置於雲端 或
      2. 陸續制定中之[作業標準/準則/注意事項]由製作者至於個人電腦控管之
3. 文件審查\核准\發行
   1. 密級:
      1. 檔案保存於原製作單位
      2. 發行至其他使用單位實須須加密
      3. 非使用單位調閱須經管理部核准
   2. 一般級:
      1. 置於公司ISO網站瀏覽
      2. 公司外部單位調閱須經主管核准
      3. 委由合約廠商根據7.5-3_文件資訊目錄執行發行
   3. 上述電子文件發行管制
      1. 一二階文件,委由合約廠商根據7.5-3_文件資訊目錄執行網頁發布
      2. 三四階文件,管理部建立7.5-3_文件資訊目錄,後再更新置於雲端資料或發行至相關單位
      3. 發布網站訊息或e-mail通知原製作功能單位及核准人於網站[文件修訂紀錄表]公布
   4. 文件經,於網站[7.5-3R文件修訂紀錄表]上公布發佈後,三日後即為有效力
4. 文件資訊變更
   1. 管理系統文件變更應考慮,下列要求：
      1. 變更目的及其潛在後果；
      2. 品質管制體系的完整性；
      3. 資源的可獲得性；
      4. 責任和許可權的分配或再分配。
   2. 紀錄[7.5-3R文件修訂紀錄表]之相關變更資訊
   3. 一二階文件原製作功能單位及核准人應於網站[7.5-3R文件修訂紀錄表]公布,三日內執行審查
   4. 三四階文件,管理部建立7.5-3R文件修訂紀錄表,後再更新置於雲端資料或e_mail通知相關單位或合約廠商修改、增訂
   5. 立即執行備份
   6. 變更資訊於溝通會議中提出報告
5. 技術圖面製作\審查\核准
   1. 製圖人員責零件圖之製作、修改與存放或
   2. 技術圖圖框要使用制式之7.5.2-05R產品專用圖框
   3. 電子檔案技術圖面發行以不可修改之影像檔行之
6. 面發行管制
   1. 圖面對公司內部發行
      1. 密等技術圖加蓋
      2. 登記07.5-03R_圖面管制表控管該文件名稱與最新版本日期。
   2. 圖面對公司外部發行
      1. 密等技術圖禁止對外發行
      2. 非業務相關之技術圖或文件,禁止對外發行
      3. 對公司協力廠商發行,採購人員登記07.5-03R_廠商圖面管制表控管該文件名稱與最新版本日期。
      4. 對公司客戶發行,業務人員登記07.5-04R_客戶圖面管制表控管該文件名稱與最新版本日期。
   3. 舊圖收回銷毀
      1. 不用圖面、過期作廢之零件圖，一律銷毀之
      2. 不做舊圖收回工作
      3. 留作參考用之舊版圖版必須置於作廢資料夾內
7. 外來文件管制
8. 文件資訊保存保護
   1. 個人電腦須設定使用者並由管理部主管控管其密碼
   2. 密級檔案不得置於電腦之公共區(非不得已,置於公共區之電子檔案,原製作單位需加密)
   3. 所有程序與規定及作業標準類均保留最新版本 參照[7.5.3_文件資訊目錄]
   4. 作業紀錄資訊保留規定參照員工工作職責之記錄規定
   5. 超過保存期限之品質紀錄資訊方可銷毀。
   6. 文件資訊須遠離導磁性物質
   7. 接收單位與保管單位必須建立電子檔案資料夾清楚分類並註明資訊文件名稱
   8. 原版保存單位須每月執行備份